iark

Vi har snart hatt et halvt år med «normal» arbeidshverdag. En ny smittebølge står på og erfaringstall tikker inn. På tide å ta grep?

Mindre fysisk tilstedeværelse

I løpet av de siste 3-4 ukene i sommer har vi erfart en ny bølge av korona. Mange blir syke, men ikke så syke. I Leesmanns siste store survey etter pandemien, svarer 68% at de ønsker å kunne jobbe hybrid. Ansatte med valg og kontroll over hvor de kan jobbe, leverer bedre. Det innebærer i de fleste bedrifter en mulighet til å jobbe hjemmefra 1-2 dager i uken.

De fleste bedrifter legger til rette for dette, gjerne organisert seksjons eller avdelingsvis. Samtidig er det et ønske fra bedriften å få folk tilbake på kontoret. Det er et paradoks at på den ene siden tilrettelegger man for å kunne arbeide hjemmefra, samtidig som man ønsker å få folk tilbake til kontoret.

Samtlige kontor vi har besøkt de siste månedene er i beste fall halvtomme, målinger viser tilstedeværelse på kontret på 40-50%. Data viser at de ansatte trenger kontoret for å understøtte behovet for å lære, samhandle, knytte kontakter, opprettholde sosial kontakt og bli bedre kjent.

Hvordan få folk tilbake på kontoret

6-7 måneder etter at smittevernstiltakene langsomt ble opphevet erfarer mange bedrifter utfordringer med å få de ansatte tilbake på kontoret. Hva skal til for å få ansatte tilbake? Det må skje en endring slik at kontoret blir det prefererte arbeidsstedet.

Faktagrunnlaget i bedriftene viser i snitt:

Maks 50-60% tilstedeværelse

Hovedhensikten og aktivitetene som utføres på kontoret endrer seg fra å være mest av funksjonen alene konsentrasjons arbeid til behovet for mer samhandling

Behov for flere møteplasser og steder å bygge kultur

Konsentrasjonsarbeid alene og hele dager med teamsmøter kan og vil, i manges situasjon utføres hjemmefra.

Tellinger, målinger, surveys og monitorering er faktagrunnlaget som ligger til grunn for behovet for utvikling og endring av arbeidsplasskonsepter for svært mange, både private og statlige bedrifter. Kontoret skal dekke alle behov, men behovet for og ønsket om å være til stede på kontoret bunner i nødvendigheten i menneskelig kontakt, lærling, oppfølging og innovasjon. Derfra til faktisk å endre et arbeidsplasskonsept kan veien være lang.

Noen må tørre å ta noen beslutninger

Nytenkning krever ledere som tar beslutning. Forankring er vesentlig og ledelsen må tørre å ta noen beslutninger. Ja, det skal være en prosess som gir forståelse for hvordan faktagrunnlaget baner vei for nye løsninger, som viser nye muligheter og som gir eierskap til valgte konsept. Lederforankring og god brukerprosess er avgjørende for et godt og varig resultat. «Hvis all endring skal forankres med konsensus blir det ingen endring».

Arbeidsplassutvikling er fagområde de fleste arbeidstagere ikke behersker, det er ikke et fag hverken på NHH, NTNU, UiB eller noen av de andre utdanningsstedene. Det første steget etter innhenting av fakta er derfor å løfte kunnskapsnivået hos de impliserte, ledelse og brukergruppe, ved å se og lære fra tilsvarende prosjekter i andre bedrifter. Det er stor læring i en inspirasjonsdag med besøk i organisasjoner som har gjennomført tilsvarende endringer. 

Relativt tidlig i en prosess bør man deretter kunne formulere, forankre og beslutte noen hypoteser om fremtidig arbeidsplasskonsept, som man så arbeider videre med. Det er rekkefølgen i prosessen som vi vil påpeke er viktig og en god oppskrift.

Rekkefølgen bør være: innhenting av fakta, forankring i ledelsen med tydelige retningsangivelser for videre prosjektutvikling, og deretter brukermedvirkning og prosess.

Utvikle, teste og lære, det er ikke «One size fits all»

Kontoret endrer funksjon. Det er ingen ferdig standard for hvordan dette skal løses, det må utvikles i de enkelte bedriftene. Utvikle, teste, prøve, lære, implementere og videreutvikle er oppskriften og erfaringer fra de mest vellykkede prosjektene. Hybridkontoret er kommet for å bli og digitalisering har gjort at man kan arbeide fra hvor som helst. Kontorets utforming henger sammen med nye realiteter i hvordan folk arbeider etter 2,5 års pandemi og høy grad av digitalisering.

Kort oppsummert:

Kontoret blir et fysisk bakteppe for kulturbygging med en variasjon og fleksibilitet som legger til rette for steder å konsentrere seg, å møtes, å samhandle for innovasjon, kreativitet og læring. Kontoret skal være så inspirerende at man foretrekker kontoret fremfor hjemmekontoret.

Publisert i NæringsEiendom 30. JULI 2022